CSV ou XLSX: qual a diferença e quando usar cada formato

Os dois formatos aparecem o tempo todo no escritório e parecem intercambiáveis, porque ambos abrem no Excel. Mas eles guardam os dados de formas muito diferentes, e escolher o errado causa desde perda de formatação até dados alterados sem aviso.

O que é um CSV

CSV é um arquivo de texto puro. Cada linha do arquivo é uma linha da tabela, e os valores são separados por um caractere, normalmente vírgula ou ponto e vírgula. Não existe cor, largura de coluna, fórmula, gráfico nem mais de uma aba: só os valores. Por isso é o formato universal de troca de dados. Qualquer sistema, banco de dados ou linguagem de programação lê e gera CSV, e o arquivo pode ser aberto até no Bloco de Notas.

O que é um XLSX

XLSX é o formato de pasta de trabalho do Excel desde 2007. Por dentro, é um pacote compactado com vários arquivos que descrevem planilhas, estilos, fórmulas, gráficos e outros elementos. Ele guarda o tipo de cada célula (número, data, texto), várias abas no mesmo arquivo, formatação condicional, validação de dados, filtros e tudo o que você monta no Excel.

Comparação direta

Quando usar CSV

Use CSV para levar dados de um sistema para outro: importar produtos em uma loja virtual, enviar uma lista de contatos para uma plataforma de e-mail, carregar lançamentos no sistema contábil, alimentar um banco de dados. Nesses casos o destino só quer os valores, e o CSV é o formato que ele entende com certeza. Arquivos de texto também são fáceis de comparar e de guardar em controle de versão.

Quando usar XLSX

Use XLSX quando o arquivo vai para pessoas: relatórios, orçamentos, planilhas de acompanhamento. Ele preserva a formatação que facilita a leitura, as fórmulas que mantêm os totais atualizados e várias abas organizadas. Também é a escolha mais segura para dados com zeros à esquerda e datas, porque cada célula guarda o próprio tipo.

O que acontece na conversão

Ao transformar XLSX em CSV, só uma aba vai para o arquivo, as fórmulas viram o resultado calculado e toda a formatação se perde. Vale escolher o separador que o destino espera e salvar em UTF-8, para os acentos chegarem certos: o Excel para CSV faz as duas coisas. No caminho contrário, de CSV para XLSX, o cuidado é com o separador, a codificação, os zeros à esquerda e as datas, assunto do guia como abrir CSV no Excel. O CSV para Excel trata esses pontos automaticamente.

E o tamanho do arquivo?

Como o XLSX é compactado, ele costuma ser menor que o CSV com os mesmos dados. Há outro limite importante: uma planilha do Excel comporta no máximo 1.048.576 linhas. Um CSV pode ter muito mais do que isso, e nesse caso o Excel abre só o começo e avisa que o arquivo não foi carregado por completo. A solução é dividir o CSV em partes menores antes de abrir.

Perguntas frequentes